E-Mail ist im Sekretariat das mit Abstand wichtigste Kommunikationsmittel. Doch wenn es um den Wissensstand der Sekretärinnen über dieses Medium geht, dann sieht es düster aus.
Pullach, 4.7.2016. Der Schulungsstand zum richtigen Umgang mit dem Medium E-Mail ist weiterhin schlecht. Das ergab eine von SofTrust Consulting durchgeführte Stichprobenuntersuchung in Chefsekretariaten. Die Studie zeigt aber auch, dass Unternehmen offenbar zunehmend das Problem erkennen und ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schulen.
Weit über die Hälfte aller Befragten hat noch nie eine offizielle Einweisung zu dem von ihnen genutzten E-Mail-System erhalten – weder zur aktuellen Version, noch zu einer Vorgängerversion. Über Dreiviertel wurden niemals dahingehend geschult wie das Medium E-Mail im täglichen Geschäftsbetrieb optimal einzusetzen ist. Dabei ist E-Mail praktisch für alle Befragten das mit Abstand wichtigste berufliche Kommunikationsmittel.
Allerdings zeigt die Studie auch Licht am Ende des Tunnels. In den vergangenen zwölf Monaten wurden die Schulungsaktivitäten in den befragten Unternehmen offenbar deutlich gesteigert. So hat die Hälfte jener, die jemals offiziell in ihr E-Mail-System eingewiesen wurden, diese Einweisung erst in den vergangenen 12 Monaten erhalten. Bei den Schulungen zum richtigen Umgang mit E-Mail ist es noch drastischer. Dort genossen 86 Prozent ihre Schulung erst in den letzten 12 Monaten. SofTrust Consulting interpretiert dies dahingehend, dass Unternehmen E-Mail zunehmend in einem anderen Licht sehen.
„Häufig herrscht die Meinung vor, E-Mail sei trivial und Schulungen deshalb unnötig“, meint Günter Weick von SofTrust Consulting. „Das Resultat ist, dass nur ein Teil der produktivitätssteigernden Funktionen der E-Mail-Clients bekannt sind und E-Mail zudem in einer Weise genutzt wird, die Produktivität vernichtet.“
Die im Mai 2016 telfonisch durchgeführte Befragung adressierte Chefsekretariate auf der ersten und zweiten Hierarchieebene. Insgesamt trugen 32 Sekretärinnen aus 31 Unternehmen bei.
„Die Erhebung kann aufgrund der geringen Stichprobe keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit erheben“, sagt Flynn Langner, der die Studie durchführte, „doch die Ergebnisse ähneln sehr jenen Ergebnissen, die SofTrust Consulting bei kundenspezifischen Analysen erhält. Damit sind die Resultate ein valider Indikator.“
Die kostenlose Studie kann bei SofTrust Consulting unter folgendem Link abgerufen werden:
http://www.softrust.com/Studie_E-Mail_in_Chefsekretariaten
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SofTrust Consulting ist eine Unternehmensberatung mit Sitzen in Pullach bei München und Villach. Gegründet 1995 hat sich SofTrust Consulting auf die Nutzung moderner elektronischer Medien wie E-Mail, E-Collaboration, Instant Messaging, Wikis, Foren, etc. spezialisiert und ist damit zu diesem Thema einer der erfahrenste Dienstleister international. Die effiziente, sichere und professionelle Nutzung von E-Mail ist ein Schwerpunkt von SofTrust. SofTrust Consulting gestaltet in Organisationsentwicklungsmaßnahmen die gesamte E-Mail-Kultur der Kunden. Die Kunden reichen von kleinen Unternehmen bis hin zu internationalen Konzernen mit mehreren zigtausend E-Mail-Anwendern. Informationen unter http://www.softrust.com
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