Wer schon einmal eine Party organisiert hat, sei es nun eine große Hochzeit oder die kleine Geburtstagsfeier daheim, der hat die Grundprinzipien des Projektmanagements im Grunde schon verstanden
Das Wissensgebiet des Projektmanagements ist riesig. Es gibt unzählige Schulungen und Standards, ganz zu schweigen von der hohen Anzahl an Methoden. Nach dem Besuch einer Schulung und dem durcharbeiten diverser Projektmanagement-Literatur fühlt man sich oft bestens gerüstet, um ein Projekt schnell, strukturiert und erfolgreich abzuschließen.
In der Praxis folgt recht schnell die Ernüchterung, denn die neuen Vorgehensweisen werden von den Teammitgliedern nicht ernst genommen oder sogar als Hindernis für die eigentliche Arbeit gesehen. Der Sinn von abstrakten Management Anforderungen oder einfachen Begriffen des Projektmanagements wird nicht verstanden. Daraus folgt, dass der Projektleiter oftmals viel Druck auf die Mitarbeiter ausüben muss, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen.
Schon hier erkennt man den Kern des Problems: Das Verständnis von Projektmanagement der einzelnen Mitarbeiter bzw. Projektteilnehmer. Um dem entgegenzuwirken kommt es darauf an, dass die Projektleiter den Mitgliedern des Teams ein gewisses Verständnis von Projektmanagement vermitteln. Das Team erkennt so die eigene Verantwortung und motiviert sich selbst. Anhand der Analogie einer Party kann genau dieser Problemfall aufgezeigt werden.
Was die Party mit dem Projektmanagement gemein hat
Wer schon einmal eine Party organisiert hat, sei es nun eine große Hochzeit oder die kleine Geburtstagsfeier daheim, der hat die Grundprinzipien des Projektmanagements im Grunde schon verstanden – und sogar noch mehr. Bei jeder Party geht man im Grunde gleich vor. An erster Stelle steht die Auswahl der Gäste, denn davon hängt sowohl das Essen und die Getränke, als auch die Lokalität und die Musik ab. Man könnte sagen, dass die Projektplanung bzw. die Partyplanung mitarbeiter- bzw. gästespezifisch beginnt.
Die Gäste sind wichtig für den Erfolg der Party. Nachdem diese Punkte festgelegt wurden, wird über das Budget entschieden, nach diesem wird so der Veranstaltungsort gewählt und der Termin festgelegt. Koch, DJs und andere Annehmlichkeiten der Party werden organisiert. Je mehr Planung bzw. je größer die Party, desto mehr kann auch schief gehen. Dieses Risikomanagement macht ein Gastgeber intuitiv richtig, er stellt mehr Gläser zur Verfügung als eigentlich gebraucht werden und warnt die Nachbarn vor lauter Musik um ein frühzeitiges Ende durch die Polizei zu verhindern. Im Grunde ist das Essen, die Musik oder die Getränke jeweils ein Teilprojekt. Der DJ und der Koch sind dabei die Teamleiter, mit welchen man sich ausführlich verständigen muss. Außerdem müssen sie verlässlich sein, da man selbst die Aufgaben nicht erfüllen kann – weder kann man für so viele Leute kochen, noch hat man großartig Ahnung von Beleuchtung und Musikanlagen.
Eine weitere Besonderheit bei Partys ist, dass der angedachte Termin fast immer eingehalten wird. Ein Grund dafür ist das gute Risikomanagement. Entgegen also dem Hausbau wird bei einer Party viel mehr Geld als Puffer im Verhältnis zum Budget eingeplant. Beim Hausbau geht man wie ein blutiger Anfänger davon aus, dass alles klappt und die Termine eingehalten werden. Es könnte ja sein, dass ein paar Freunde mehr kommen oder der DJ länger Musik macht, weil die Stimmung so gut ist. Wenn das Budget nicht ausreicht, muss man darüber nachdenken wo man kürzen kann, wobei die Kürzung des Budgets nicht immer bedeutet, dass beispielsweise das Essen wegfällt – nein, aber statt es einen Partyservice zu bestellen kann man das Essen zum Beispiel einfach selber machen, das ist deutlich billiger.
Was das Projektmanagement von der von der Party noch lernen kann
Die Kernaussage dieser Analogie zur Party wird schnell ersichtlich: die abstrakten Begriffe und das abstrakte Vorgehen des Projektmanagements ist für normalen Mitarbeiter oft unverständlich. Begriffe wie „betroffene Partei“ sind vielen nicht bekannt – zumindest wörtlich genommen. Die Analogie zur Partie jedoch versteht jeder, da jeder schon einmal eine Party organisiert hat oder in die Organisation involviert war. Wenn man nun die Usability des Partymodells auf das Projektmanagement überträgt, entsteht ein großes Ganzes, welches von jedem einzelnen Mitglied des Teams verstanden wird: Der Zusammenhalt, die Motivation und die letztendliche Projektarbeit funktionieren deutlich besser.
Kurzum: Ein junger Projektleiter, der durch die vielen Schulungen und das Selbststudium quasi über ein enormes Wissen des Projektmanagements verfügt, muss auch die Eigenschaft haben, dieses Anwender- bzw. Nutzerfreundlich auf das Team zu übertragen – diesen Unterschied erkennt man schon in der Kindheit, wenn man zwischen guten und schlechten Lehrern in der Schule unterscheidet. Ein guter Lehrer überzeugt sowohl durch Kompetenz als auch die Fähigkeit, sein Wissen zu vermitteln – und zwar so, dass es alle verstehen. Somit ist ein mittelmäßig gut ausgebildeter Projektleiter mitunter besser als jemand, der jeden Tag den PRINCE2 durch wälzt, wenn er denn die Fähigkeit hat, sein Wissen für jeden verständlich zu vermitteln.
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